Microsoft Outlook 2010 Etkili Kullanımı İçin 10+ İpucu

İş yaşantımda sıklıkla outlook kullanımı gerçekleştirdiğim için yeni karşılaştığım ya da ihtiyacım doğrultusunda ararken bulduğum bazı ipuçlarını sizlerle paylaşmaya devam ediyorum.Bildiğiniz gibi çoğu şirket mail trafiğini yönetmek için outlook programını kullanır.Oldukça populer olan bu program mail alışverişini yönetmek için oldukça elverişli.Fakat bazen üşengeçliğimizden daha kolay ya da farklı yapabileceğimiz işleri klasik ve uzun yollarla yapmaya devam ediyoruz.Bu noktada sizlere kolaylık sağlaman ve bu programı daha etkin kullanmanız adına faydalı bir derleme yazısı yayınladım.İşte size 10 İpucu…

 outlook-kullanimi

1-Maillerinize okundu bilgisi isteyin

Bazen olur ki gönderdiğimiz mailin karşı taraftan okunup okunmadığını öğrenmek isteriz.Çünkü mailin sahibine ulaşmama durumunda boşuna vakit kaybı yaşama ihtimali vardır.Kişi tatilde olabilir, işten ayrılmış olabilir ya da maili atlamış olabilir.Bu gibi durumlarda outlook okundu bilgisi isteme önemli bir görev olacaktır.Ben otomatik olarak tüm maillerimde bunu istemek yerine seçtiğim maillerde isteme yoluna gidiyorum.Siz nasıl isterseniz o şekilde yapabilirsiniz.

Bunu gerçekleştirmek için

File >>> Options (Seçenekler) >>>Mail yolunu izleyin ve açılan pencerede İzleme seçeneklerini (tracking) seçin.Burada gönderdiğim tüm iletilerde bunları iste seçeneğini göreceksiniz.Okundu Bilgisini işaretleyin ve Tamam diyerek çıkın.

outlook-okundu-bilgisi[1]

2-Maillerinize imza ekleyin

image%25255B30%25255D[1]

Mail sonlarında yer alan imza sizin pozisyonunuz ve iletişim bilgilerinizi içeren önemli kısımdır.Çünkü karşı taraftan nasıl bir yetkiliyle görüştüğünüzü anlar ve iletişim bilgileri sayesinde kendisine ulaşabilirsiniz.Belki iç yazışmalarda arkadaşlarınız sizi tanısa da dış yazışmalarda şirket bilgilerinizi içeren imzanız muhakkak olmalı.İç yazışmalarınız için yine kısaca ad ve soyadınızı içeren “İyi Çalışmalar” olarak biten bir mail yazabilirsiniz.

Outlook imza ekleme için yapmanız gerekenler :

  • file>option menüsünü seçin.
  • Çıkan pencerede Mail menüsünü seçin.
  • Açılan menüden Signatures butonuna tıklayın :
  • Karşınıza bir diyalog kutusu gelecek.Bu kısımda imzanızı oluşturup, kaydedebilirsiniz.

3-Küçük hatırlatmaları Outlook Notes ile kaydedin

Yine herkesin gözünden kaçan outlook notes uygulamasından bahsetmek istiyorum.Ola ki bir toplantıdasınız ve not almanız gerekiyor.Kağıt kalem arama işiyle uğraşmak istemiyorsanız outlook not ekleme uygulaması sayesinde notlarınızı tutabilirsiniz.

Sol alt köşedeki navigasyon menüsünden yeni not menüsüne ulaşabilirsiniz:

image%25255B6%25255D[1]

4-Rutin yazışmalar için hazır yanıtlar oluşturun

Olur ya her gün yazmak zorunda olduğunuz ifadeler vardır.Sürekli bunları yazmak bıkkınlık verebilir.Bunun için outlook hazır yanıtlar hizmetini kullanabilirsiniz.Oluşturacağınız hazır ifadeleri kolay bir şekilde mail içerisine ekleyebilirsiniz.

Bunun için

  • Yeni mail oluştur butonuna basın
  • Yazmanız gereken metni yazın ve tüm metni fare ile seçin.
  • Üst menüden insert ‘e tıklayın ve quick parts > auto text > save selection to auto gallery yolunu izleyin.
  • Aşağıdaki pencerede göreceğiniz gibi hazır yanıtınıza bir isim verin ve OK tuşuna basın.

image%25255B5%25255D[1]

5-Ekli resimlerin boyutunu küçülterek gönderin

Kimi zaman ekte gönderdiğiniz resimlerin boyutunun yüksek olması sebebiyle mail geri gelebiliyor.Bunu engellemenin yolu elbette resim boyutunu küçültme işlemidir.Yalnız resim programını aç, boyutu küçült kaydet ve maile ekle derken bu her zaman yapmayacağımız bir yola işaret ediyor.Fakat outlook bunu istersek bizim için yapabiliyor.

  • Bunu yapmak için rutin olarak nasıl mail yazıyorsanız o şekilde mailinizi hazırlayın ve resminizi seçerek ekleyin.
  • İkinci adım olarak file menüsüne tıklayın.Hemen image attachments kısmında iki seçeneği göreceksiniz.”Büyük boyutlu resimleri boyutlandır” .Onu seçin.

image%25255B5%25255D[1]

Daha detaylı anlatım için outlook resim boyutu küçültme yazımı okuyabilirsiniz.

6-Outlook takvim penceresinin rengini değiştirin

outlook-takvim

Ve ajandamız.Belki de bizim en önemli yardımcımız.Toplantılarımızı ayarladığımız ve hatırlatmasını sağladığımız bu uygulamanın görselini değiştirebilirsinz.Eğer standart renk düzeninden sıkıldıysanız göze daha hoş gelen renkler tercih edebilirsiniz.

  • Bunun için sol alt menüden calendar ‘ı seçin ve view menüsüne tıklayın
  • Menü içerisinde yer alan color paletini göreceksiniz.Buradan istediğiniz rengi seçebilirsiniz.

outlook-takvim-renk-degistir

7-Okunmamış maillerin font ve rengini değiştirin

Okunmamış mailleri daha çekici hale getirmek ister miydiniz ? Program otomatik olarak beyaz arka planda kalın mavi renkli bir görünüm sunuyor.Fakat siz bunu değiştirip daha farklı hale getirmek isteyebilirsiniz.Bunun için yapmanız gereken :

  • Program açıkken view > view settings yolunu izleyin
  • Pencereden conditional formatting i seçin.
  • Unread mail seçeneğini aktif hale getirilmiş haldeyken font butonuna basın.

image

  • Buradan istediğiniz düzenlemeyi yaparak kaydedip çıkın.

8-Önemli mailler için arama kutusu düzenleyin

Sıklıkla geriye dönüp arama yaptığınız maillerin ortak bir özelliği var mı ?Herhangi bir konuda ya da müdürünüzden gelen mailleri aramak için aramalarınızı daraltmak ister miydiniz ?Sıklıkla gerçekleştirdiğiniz aramaların sonucuna daha kolay ulaşabilmek için aramanızı özelleştirebilirsiniz.

  • Sol tarafta yer alan search folders kısmına sağ tıklayı new search folder i seçin.
  • Burada size uygun seçeneği ayarlayarak kullanmaya başlayabilirsiniz.

outlook-arama-filtreleme

9-Mailleri pdf olarak bilgisayarınıza kaydedin

Ola ki gelecekte kullanmak ya da mail içerisinde ek olarak herhangi bir maili göndermek isterseniz onu pdf olarak kaydedebilirsiniz.Hangi maili pdf olarak kaydetmek istiyorsanız o mail açıkken file > save as yolunu izleyerek farklı formatlarda maili kaydedebilirsiniz.

10-Resmi tatilleri otomatik olarak takvime işleyin

sık sık toplantı daveti düzenleyen ve alan birisiyseniz resmi tatillere gelen günleri atlamadan uyarı almanız yararlı olacaktır.Bu şekilde özellikle yurt dışından gelen davetler için önleyici bir sebep olabilir.Bunun için yapmanız gereken çok basit.

  • Program açıkken file > options yolunu izleyin.
  • Calendar sekmesine tıklayın.
  • Calendar options menüsü altında “Add Holidays” butonuna basıp ülkemizi seçin.

outlook-takvim-resmi-tatiller

11-Mail içerisine ekran görüntüsü ekleyin

Bazen resimler 100 lerce kelimeyle anlatamadığımız şeyleri ifade edebiliyor.Eğer siz de mail içerisinde ekran görüntüsüne yer vermek istiyorsanız program bunu sizin için kolay bir şekilde yapabiliyor.Haricen ekran görüntüsü yakalayıp yapıştırmanıza gerek yok.O an windows penceresinde hangi ekranlar açıksa onları direkt alabiliyor ve düzenleyebiliyorsunuz.

  • Bunun için yeni mail yazma ekranında iken insert menüsüne tıklayarak screenshots ‘u seçin.
  • İstediğiniz penceredeki görüntüyü seçerek ekleyebilirsiniz.

outlook-ekran-goruntusu-ekleme

Son Sözler

Hepimizin iş yaşantısında kullandığı outlook için bazı özellikleri sizlere hatırlatmak istedim.Bunlar benim de sıklıkla kullandığım ve zamandan tasarruf sağladığım etkileyici ipuçları.Elbette daha fazlası mevcut.Yine karşılaştıkça outlook kullanımı kolaylaşsın diye sizlerle paylaşmaya devam edeceğim.Sizler de arkadaşlarınızla bu yazımı paylaşırsanız onlarında farklı bir şeyler bulacağına eminim.

Ozan Başer

Merhaba ben Ozan Başer. EhliBlog'da ve elbette Ehliforum (Blogculara Özel Forum)'da yazıyorum. Blogger, seo, adsense, sosyal medya ve google ürünleri hakkında faydalı ve kaliteli içeriği okuyucularıma sunmaya çalışıyorum. C#, PHP, Javascript gibi uğraşılarım var. Web ve online teknolojiler ile ilgili birçok konuda fikirlerimi sizlerle paylaşıyorum.

1 yorum:

Yorumunuza gelecek cevabı takip etmek "beni bilgilendir" kutucuğuna işaretleyebilirsiniz.